بعد تشكيل فريق الصيانة وترقيم مساحات المنشأة وإنشاء جردة الموجودات المتكاملة، يمكن لفريق الصيانة البدء بتحضير برنامج الصيانة الوقائيّة وأعمال التنظيف وفقًا لتسلسل زمنيّ معيّن. ويتجسّد إعداد هذا البرنامج السنويّ من خلال الخطوات التالية:
الخطوة الأولى
• على مدير(ة) المنشأة الشروع في عمليّة إعداد برنامج الصيانة والتنظيف السنويّ بعد استكمال إجراءات جردة الموجودات.
الخطوة الثانية
• على مساعد(ة) مدير(ة) المنشأة التعاون مع مسؤول(ة) الصيانة على تحديد كلّ ما يتعلّق بأعمال الصيانة من خلال الكشف على الأبنية ومراجعة بيانات جردة الموجودات، إضافة إلى تحديد المواد الاستهلاكيّة وقطع الغيار والخدمات المتخصّصة اللازمة للقيام بأعمال الصيانة خلال العام الدراسيّ.
• على مسؤول(ة) الصيانة تحديد أعمال الصيانة اللازمة لكلّ تجهيزات المنشأة ومفروشاتها بالاستناد إلى جردة موجودات المنشأة والبيانات المسجّلة، كما عليه التجوّل في المنشأة والكشف على أبنيتها ومكوّناتها الداخليّة و الخارجيّة وتحديد ما يلزم من أعمال صيانة وكشف دوريّة، وتدوين كلّ ما يلزم من معلومات وبيانات وملاحظات تتعلّق بأعمال الصيانة الوقائيّة والأعطال الممكنة وأسبابها واقتراح كيفيّة معالجتها في "القائمة المرجعيّة السنويّة لمسؤول(ة) صيانة المنشأة" (النموذج الرابع)، إضافة تحديد المواد الاستهلاكيّة وقطع الغيار والخدمات المتخصّصة اللازمة للقيام بأعمال الصيانة خلال العام الدراسيّ.
• على عامل(ة) التنظيف المسؤول(ة) مساعدة مسؤول(ة) صيانة المنشأة في تنفيذ أعمال الكشف والتعاون مع مساعد(ة) مدير(ة) المنشأة على تحديد أعمال التنظيف المدرسيّة ومواعيدها، إضافة إلى تحديد المواد الاستهلاكيّة اللازمة للقيام بأعمال التنظيف خلال العام الدراسيّ.
الخطوة الثالثة
• على مساعد(ة) مدير(ة) المنشأة و مسؤول(ة) الصيانة ترتيب أعمال الصيانة اللازمة وفقًا لأولويّتها بحسب قائمة أعمال الكشف المنجزة.
الخطوة الرابعة
• على مدير(ة) المنشأة تحديد أولويّات أعمال الصيانة الّتي يمكن تنفيذها وفقًا لأولويّتها والقدرات الماليّة والبشريّة المتوافرة وتسجيل المصاريف المتوقّعة في مشروع موازنة المنشأة السنويّة.
الخطوة الخامسة
• على مدير(ة) المنشأة الحرص على تطابق جدول الأعمال السنويّ للصيانة (النموذج الثالث) مع الأولويّات المحدّدة بعد أعمال الكشف ومشروع الموازنة والتواصل مع الهيئة التعليميّة بحسب الأعمال المقرّرة لتحديد إجراءات الأمان عند الحاجة للحرص على سلامة التلامذة.
• على مساعد(ة) مدير(ة) المنشأة تدوين أعمال الصيانة السنويّة على القائمة المرجعيّة وجدول العمل السنويّ لمساعد(ة) مدير(ة) المنشأة" (النموذج الثالث) بحسب الأولويّات المقرّرة من قبل مدير(ة) المنشأة والتواصل مع مسؤول(ة) الصيانة وعامل(ة) التنظيف المسؤول(ة) والتعاون معهما على استحداث القوائم المرجعيّة المخصّصة لأعمال الصيانة والتنظيف.
• على مسؤول(ة) الصيانة استحداث القائمة المرجعيّة السنويّة لمسؤول(ة) صيانة المنشأة (النموذج الرابع) بحسب الأولويّات السنويّة المقرّرة.
• على عامل(ة) التنظيف المسؤول استحداث القائمة المرجعيّة وجدول أعمال التنظيف الشهريّ (النموذج الخامس) بحسب الأولويّات السنويّة المقرّرة.
الخطوة السادسة
• على مدير(ة) المنشأة الاستعانة بقائمة دعم المجتمع المحلّيّ (النموذج السابع) والتواصل مع المجتمع المحلّيّ لرصد المساعدات حسب/عند الحاجة.
الخطوة السابعة (اختياريّة)
• التخطيط لندوات لأولياء الأمور يشترك التلامذة في إعدادها والإشراف عليها وتهدف إلى التوعية وتطوّع الأشخاص المدعوّين في برنامج الصيانة.
