في إطار الصيانة الوقائيّة للمنشآت وخلال الفترة التحضيريّة للعام الدراسيّ، على فريق الصيانة أن يكون على دراية بكلّ الموجودات داخل المنشأة، وأن يشارك في مراقبتها والحفاظ عليها وتحديث البيانات الخاصّة بها. وتشكّل جردة موجودات المنشأة الرقميّة نقطة أساسيّة في عمليّة الصيانة. وهي تأتي بعد عمليّة "ترقيم غرف المنشأة ومساحاتها. وتتضمّن جردة الموجودات كلّ تجهيزات المنشأة، بما فيها الجديدة، كالألواح الكهروضوئيّة، وأدوات البستنة، ومضخّات المياه، والأجهزة الإلكترونيّة. وهي تساعد إدارة المنشأة على تحديد الموجودات بشكل دقيق، وخصوصًا تلك الّتي في حاجة إلى الصيانة بشكل دوريّ أو عند الضرورة.
الخطوات المتّبعة لإجراء جردة موجودات المنشأة الرقميّة للمرّة الأولى وفقًا للتسلسل الزمنيّ ومهام أعضاء فريق الصيانة:
الخطوة الأولى
• بعد إتمام عمليّة "ترقيم غرف المنشاة ومساحاتها"، بدء مدير(ة) المنشأة في عمليّة إنشاء جردة رقميّة لموجودات المنشأة.
الخطوة الثانية
• تحت إشراف مدير(ة) المنشأة، إجراء مساعد(ة) مدير المنشأة ومسؤول(ة) الصيانة تفتيش شامل للمنشأة يتمّ خلالها إحصاء كلّ أصول المنشأة وممتلكاتها وتقييم حالتها.
• اعتماد رقم تسلسليّ خاصّ لكلّ من الموجودات، ولصق الرقم المحدّد بشكل آمن.
• توثيق كلّ البيانات من خلال ملء البيانات المطلوبة في النسخة الورقيّة من قائمة جردة الموجودات (النموذج السادس).
الخطوة الثالثة
• تحقّق مدير(ة) المنشأة من بيانات الجردة عن طريق الاختيار العشوائيّ لعناصر مختلفة في مواقع مختلفة وتأكيد البيانات. في حال وجود أخطاء، يمكن لمدير(ة) المنشأة الطلب من مساعد(ة) المدير(ة) ومسؤول(ة) الصيانة القيام بجولة ثانية لتصحيح المعلومات، ومن ثمّ تعديل النسخة الرقميّة والتحقّق من جودة قائمة الموجودات من قبل مدير(ة) المنشأة.
الخطوة الرابعة
• بعد تأكيد البيانات الموثّقة، التوقيع على قائمة جردة الموجودات من قبل مساعد(ة) مدير(ة) المنشأة ومسؤول(ة) الصيانة.
• تسليم مساعد(ة) المدير(ة) الجردة الموقّعة لاختصاصيّ(ة) المكننة.
الخطوة الخامسة
• نقل بيانات الجردة من النسخة الورقيّة الموقّعة إلى النسخة الرقميّة.
• تزويد مدير(ة) المنشأة بالنسخة النهائيّة من جردة موجودات المنشأة.
• طبع قائمة جردة الموجودات الخاصّة بكلّ موقع (مساحة أو غرفة).
الخطوة السادسة
• توقيع مدير(ة) المنشأة النسخة النهائيّة من جردة الموجودات وحفظها في أرشيف المنشأة.
• بالتعاون بين مساعد(ة) مدير(ة) ومسؤول(ة) الصيانة، وضع الجردة الخاصّة بكلّ موقع (مساحة أو غرفة) في مكان محدّد، مثلًا داخل الغرفة أو على بابها أو إلى جانبها.
• يمكن لمربّي الصفّ تنظيم نشاط (اختياريّ) مع التلامذة من خلال إشراكهم بعدّ موجودات غرفة صفّهم وتسجيل التعديلات (إذا وجدت) ومن ثمّ تسليم الجردة المعدّلة لمساعد(ة) المدير(ة).
لتحديث بيانات جردة موجودات المنشأة، من الممكن اتّباع الخطوات السابقة نفسها مرّة واحدة كلّ عام على الأقلّ، أو تعديلها في شكل متواصل عند تسجيل أيّ تغيير.
