لنظام ترقيم غرف المنشآت ومساحاتها استخدامات وفوائد عدّة، لذلك يتعيّن على فريق الصيانة الاهتمام بهذه العمليّة، الّتي تسهّل القيام بجردة الموجودات وبالتالي بالصيانة الوقائيّة.

فوائد الترقيم

•     تحديد موقع موجودات المنشأة كافّة.

•     سهولة التجوّل في المنشأة والعثور على المكان المقصود.

•     تفعيل خطّة الخروج والإخلاء في حالة الطوارئ أو  عند حدوث الحريق.  

•     سهولة تحديث جردة موجودات المنشأة.

عمليّة الترقيم

على مدير(ة) المنشأة، خلال الفترة التحضيريّة للسنة الدراسيّة الجديدة، وضع نظام ترقيم لمختلف غرف المنشأة ومساحاتها، بحيث تتوزّع الأرقام على مستوى المبنى باتّباع نمط متّسق ومفهوم. ويجب أن يكون النمط المعتمد واضحًا للجهات المستخدمة للمنشأة، من دون أن يسبّب أيّ لبس لمن يحاولون الوصول إلى المكان المقصود. كما ويتمّ تحديد كلّ غرفة ومساحة داخل المنشأة، بإشارة ترقيم واضحة (ملصق) توضع على الباب أو على إطاره أو في أيّ مكان مرئيّ على مدخل الغرفة أو المساحة.

ويتمّ تنفيذ عمليّة ترقيم الغرف والمساحات في المنشأة مرّة واحدة، ولكن على إدارة المنشأة الحرص على اتّباع النظام نفسه في حال تشييد بناء جديد أو إضافة طابق على مبنى قائم أو إعادة تأهيل المنشأة، وكذلك استبدال إشارات الترقيم في حال تلفها أو عدم وضوحها. 

تتكوّن أرقام الغرف بمعظمها من 4 رموز بحيث يشير الحرف الأوّل إلى المبنى، والرقم الأوّل إلى الطابق. أمّا الرقم أو الرقمان الأخيران فيشيران إلى رقم الغرفة في الطابق نفسه، على سبيل المثال يعني رمز "B101" ما يلي:

كما يضاف حرف (b) إلى النمط في حال توافر طوابق سفليّة في مباني المنشأة، فتتمّ قراءة رقم الغرفة "Ab203" على الشكل التالي:

في الجدول التالي شرح لنظام ترقيم غرف المنشأة ومساحاتها وكيفيّة تشكيل نمط الترقيم بحسب الموقع المحدّد:

أمثلة حول نظام ترقيم الغرف

Ab102: غرفة رقم 02 في الطابق السفليّ الأوّل من المبنى A

Bb203: غرفة رقم 03 في الطابق السفليّ الثاني من المبنى B

B011: غرفة رقم 11 في الطابق الأرضيّ من المبنى B

C01: غرفة رقم 01 في الطابق الأرضيّ من المبنى C

C225: غرفة رقم 25 في الطابق الثاني من المبنى C

مهام أعضاء فريق الصيانة خلال ترقيم غرف المنشأة ومساحاتها بالتسلل الزمنيّ

1-     على مدير(ة) المنشأة تحديد نمط ترقيم المباني والمساحات والغرف مع مساعدة(ة) المدير(ة).

2-     على مساعد(ة) مدير(ة) بالتعاون مع مسؤول(ة) الصيانة ترقيم المباني والمساحات والغرف، من خلال وضع إشارة  بالترقيم  المعتمد في مكان محدّد داخل الغرفة/المساحة أو على بابها أو إلى جانبه.

3-     على المدير(ة)  الإشراف على سير أعمال الترقيم.

4-     يمكن لمساعد(ة) المدير(ة) (اختياريًّا) تدوين الأرقام المعتمدة على الخرائط الهندسيّة للمدرسة، كما يمكن لعضو(ة) من الفريق الداعم (مرّبي(ة) الصفّ (اختياريًّا) تنظيم نشاط مع التلامذة لتزيين إشارة الترقيم.