تندرج الأجهزة الإلكترونيّة (أجهزة الحاسوب المحمولة، وأجهزة الحاسوب اللوحيّة tablets وغيرها) العائدة للمنشأة ضمن جردة موجوداتها قبل استخدامها. ويقوم نظام إعارة الأجهزة الإلكترونيّة على المفهوم المتبّع لنظام إعارة الكتب في مكتبة المنشأة. ويكون لكلّ طالب(ة) جهاز إلكترونيّ خاصّ أو تتمّ المداورة في استخدام الأجهزة بناء على كمّيّة الأجهزة المتوافرة في المنشأة وعدد طلّابها وطالباتها. وتتولّى إدارة المنشأة ووزارة التربيّة والتعليم العالي البتّ في إمكان السماح للطالب(ة) باستخدام الجهاز الإلكترونيّ خارج حدود المنشأة وساعات عملها على أساس المحافظة على المصلحة العامّة للقطاع التعليميّ في لبنان وتلبية متطلّبات استمراريّته وتنميته. 

في هذا السياق، تقوم إدارة المنشأة بإعداد وثائق "تعهّد بالالتزام بقوانين نظام إعارة الأجهزة الإلكترونيّة وإجراءاته" (النموذج الثامن) لجميع التلامذة المسجّلين فيها، ليتمّ توقيع التعهّد الخاص بكلّ طالب(ة) من قبل وليّ(ة) أمره(ها) والطالب(ة) نفسه(ها) عند التسجيل. والهدف من هذا الإجراء هو المحافظة على ممتلكات المنشأة والتأكّد من إرجاعها وتحمّل الأهل مسؤوليّة سوء استخدام الطالب(ة) للجهاز الإلكترونيّ أو تلفه أو فقدانه.

خلال الفترة التحضيريّة للعام الدراسيّ الجديد، تتولّى إدارة المنشأة مسؤوليّة التأكّد من سلامة الوضع التشغيليّ لكلّ الأجهزة الإلكترونيّة وتجهيزها بكامل البرامج والملفّات التعليميّة المحدّثة الّتي يحتاجها التلامذة والطاقم التعليميّ خلال العام الدراسيّ. 

الخطوات العمليّة لتنظيم عمليّة إعارة الأجهزة الإلكترونيّة في المنشآت التربويّة الرسميّة

1.     تسليم مربّي(ة) الصفّ قائمة تضمّ أسماء التلامذة ويحدّد فيها ما إذا تمّ توقيع التعهّد من قبل الأهل أم لا (النموذج التاسع).

2.     على قائمة أسماء التلامذة نفسها، يتعيّن على مربّي(ة) الصفّ إلى جانب اسم كلّ طالب(ة) قام(ت) ولي(ة) أمره(ها) بتوقيع التعهّد، تسجيل الرقم التسلسليّ للجهاز الإلكترونيّ الّذي ستتمّ استعارته قبل توزيع الأجهزة. ويمكن لمربّي(ة) الصفّ الطلب من الطالب(ة) التوقيع إلى جانب اسمه(ها) ورقم الجهاز المعار له(ها) كإجراء معنويّ لتعزيز حسّ المسؤوليّة عند التلامذة.

3.     مع بداية العام الدراسيّ، تتولّى إدارة المنشأة مسؤوليّة تخصيص الوقت اللازم لكلّ فصل دراسيّ لتدريب التلامذة على كيفيّة استخدام الأجهزة الإلكترونيّة وبرامجها التربويّة والتعليميّة والمحافظة عليها بشكل صحيح وسليم وإعطاء التلامذة الوقت المناسب لتطبيق الإرشادات وطرح الأسئلة. 

4.     تكرار الخطوة السابقة "رقم 3" مع كلّ طالب(ة) جديد(ة).

5.     بعد إتمام عمليّة التدريب، يتمّ تزويد الطالب(ة) باسم المستخدم وكلمةالمرور.  تنحصر خصوصيّة كلمة المرور بالطالب(ة) ومربّي(ة) الصفّ واختصاصي(ة) المكننة.

6.     يتعيّن على مربّي(ة) الصفّ تسليم القائمة النهائيّة لاختصاصي(ة) المكننة لإدخال بياناتها في جردة الموجودات الرقميّة (النموذج السادس).

التدابير الواجب اتّباعها عند استرجاع الأجهزة من التلامذة

1.     إعادة قائمة أسماء التلامذة (النموذج التاسع) لمربّي(ة) الصفّ لملء البيانات المطلوبة عند استرجاع الأجهزة المعارة.

2.     عند تسليم الطالب(ة) الجهاز الإلكترونيّ، يتعيّن على مربّي(ة) الصفّ التحقّق من وجود أيّ تلف خارجيّ في الجهاز ومن وضعه التشغيليّ (يعمل/لا يعمل)، وإضافة الملاحظات على قائمة أسماء التلامذة (النموذج التاسع). يمكن لاختصاصيّ(ة) المكننة مساعدة مربّي(ة) الصفّ في هذه الخطوة.

3.     يتعيّن على مربّي(ة) الصفّ تسليم القائمة النهائيّة لإدارة المنشأة مع التنويه بأسماء التلامذة غير الملتزمين بأيّ بند من التعهّد (جهاز تالف أو مفقود...).

4.     إعادة مربّي(ة) الصفّ الأجهزة المسترجعة والّتي تعمل إلى المكان المحدّد لها في المنشأة، وتسليم الأجهزة الّتي لا تعمل أو تمّ تعرّضها لتلف خارجيّ إلى إدارة المنشأة.  

5.     معاينة اختصاصي(ة) المكننة للأجهزة التي لا تعمل. وفي حال وجود عطل، يتم اتباع إجراءات الصيانة التصحيحية اللازمة.

6.     تتولّى إدارة المنشأة التواصل مع أولياء أمور التلامذة المخالفين لبنود وثيقة التعهّد واتّخاذ الإجراءات المناسبة.

7.     تحديث اختصاصي(ة) المكننة لبيانات جردة موجودات المنشأة (النموذج السادس).

الخطوات العمليّة لإعارة الأجهزة الإلكترونيّة لأفراد الهيئة التعليميّة

1.     خلال الفترة التحضيريّة للعام الدراسيّ، تتولّى إدارة المنشأة مسؤوليّة تلقّي جميع أفراد الهيئة التعليميّة التدريب والتوجيه اللازمين لكيفيّة استخدام الأجهزة الإلكترونيّة والمحافظة عليها بشكل صحيح وسليم.

2.     تتولّى إدارة المنشأة تسليم كلّ معلّم(ة) جهاز إلكترونيّ خاصّ ومجهّز بالبرامج والتحديثات المطلوبة كافّة لتحضير الدروس اليوميّة ومتابعة الأعمال المدرسيّة والتواصل مع التلامذة وفريق عمل المنشأة.

3.     تحرص إدارة المنشأة على تسجيل اسم كلّ فرد في الهيئة التعليميّة والرقم التسلسليّ للجهاز الإلكترونيّ الّذي تمّ تسليمه في قائمة مخصّصة لإعارة الأجهزة الإلكترونيّة للهيئة التعليميّة (النموذج العاشر).

4.     يقوم كلّ فرد في الهيئة التعليميّة بالتوقيع إلى جانب الرقم التسلسليّ للجهاز الإلكترونيّ الخاصّ في قائمة إعارة الأجهزة الإلكترونيّة للهيئة التعليميّة (النموذج العاشر)، وذلك لضمان استرجاع الجهاز المعار في حال ترك المعلم(ة) للمؤسّسة.

تخصيص عدد من الأجهزة الإلكترونية لاستخدامات محدّدة

1.     تجهيز عدد من الأجهزة الإلكترونيّة كاحتياط في حال فقدان أي جهاز معار أو تلفه أو تعطّله، وبالتالي يتمّ تأمين جهاز جديد من الأجهزة الاحتياطيّة لضمان استمراريّة عمليّة التعليم وعدم تعطيلها لأيّ سبب كان.  

2.     تخصيص جهاز إلكترونيّ للتواصل مع الهيئة التعليميّة والتلامذة وأولياء الأمور وتلقّي أسئلتهم وطلباتهم للمعلومات والمساعدة. 

3.     تخصيص جهاز إلكترونيّ لبرنامج إدارة المنشآت التربويّة ويشمل الإطار العمليّ وبرنامج الصيانة الدوريّة وكلّ أدواته من قوائم مرجعيّة، وجداول مواعيد، وإجراءات تنفيذيّة موحّدة، إلخ.

ملاحظة: يمكن لإدارة المنشأة الاستعانة بالنموذج الثامن: تعهّد بالالتزام بقوانين نظام إعارة الأجهزة الإلكترونيّة وإجراءاته كمثال على الإجراءات والبنود الّتي يجب أن تحرص المنشأة عل ذكرها في وثيقة التعهّد لضمان تعاون أولياء الأمور والتزامهم بتحمّل المسؤوليّة. وتتولّى إدارة المنشأة ووزارة التربية والتعليم العالي البتّ في إمكان استخدام النموذج الثامن كما هو أو تعديله بما تراه مناسبًا، ولكن يجب التأكيد على أهمّيّة عدم تعديل النموذج بحيث يتمّ الحذف الكلّيّ للإجراءات الّتي تضمن حقوق المنشأة في استرجاع ممتلكاتها وسلامة استخدامها كما يجب.