بعد إنجاز أعمال الصيانة الوقائيّة والتنظيف المدرجة في القوائم المرجعيّة وبرنامج إدارة المنشآت، يتعيّن على مدير(ة) المنشأة عقد الاجتماع الختاميّ لفريق الصيانة.

ويتمّ بموجب هذا الاجتماع:

1.     حضور فريق صيانة المنشاة كلّه وتسليم كلّ القوائم المرجعيّة وجداول الأعمال المنجزة والموقّعة، كلّ بحسب الدور المكلّف به.

2.     تسليم مسؤول(ة) الصيانة صندوق العدّة.

3.     مناقشة أعمال الصيانة المنجزة وما طرأ من أعطال وأسبابها وكيف تمّت معالجتها، وما لم تتمّ معالجته خلال العام الحاليّ، وبالتالي يجب متابعته في العام المقبل.

4.     مناقشة التغيرّات في جردة موجودات المنشأة وممتلكاتها وأصولها من ناحية كمّيّاتها، أو وضعها التشغيليّ، أو حالتها، أو موقعها، إلخ. وفقًا لبيانات القائمة المرجعيّة لمسؤول(ة) الصيانة.  

5.     مناقشة ما يجب إدراجه من مواد استهلاكيّة وقطع غيار وخدمات متخصّصة في مشروع موازنة المنشأة الخاصّة بأعمال الصيانة  للعام المقبل بناء على الأعمال المنجزة وغير المنجزة.

6.     مناقشة ملاحظات الفريق على الإجراءات الحاليّة والاقتراحات الممكنة لتحسين برنامج صيانة المنشأة.

7.     تحضير محضر الاجتماع وإكمال الجدول المرفق في النموذج الثاني بتوقيع كلّ عضو(ة) على تسليم الأدوات الخاصّة بدوره(ا) في الخانة المناسبة (استلام المنشأة لأدوات الصيانة).

مهام أعضاء فريق الصيانة خلال الاجتماع الختاميّ

مدير(ة) المنشأة

•     تنظيم الاجتماع الختاميّ لفريق الصيانة وعقده.

•     تسلّم أدوات الصيانة السنويّة (قوائم مرجعيّة، جداول عمل، عدّة صيانة) المنجزة والمكتملة والموقّعة من قبل الفريق.

•     مناقشة الفريق تجاربه وملاحظاته على الإجراءات الحاليّة وما إذا كانت هناك أيّ اقتراحات جديدة لتحسين برنامج الصيانة. 

•     الحرص على تدوين كلّ ما يلزم في محضر الاجتماع (النموذج الثاني). 

•     اتّباع البنود الإرشاديّة المدرجة في "القائمة المرجعية السنويّة لمدير(ة) المنشأة" (النموذج الأوّل) للتأكّد من إنجاز الحدّ الأدنى المطلوب من الأعمال في المنشأة، والحرص على تدوين ما يلزم من معلومات وملاحظات في القائمة وتوقيعها بعد إتمام كلّ البنود.

•     التوقيع على محضر الاجتماع (النموذج الثاني).

•     حفظ البيانات في ملفّ أرشيف الصيانة.

مساعد(ة) مدير(ة) المنشأة

•     حضور الاجتماع الختاميّ لفريق الصيانة.

•     تسليم مدير(ة) المنشأة "القائمة المرجعيّة وجدول العمل السنويّ لمساعد(ة) مدير(ة) المنشأة" المنجزة والموقّعة.

•     مشاركة الفريق في حال وجود ملاحظات على الإجراءات الحاليّة واقتراحات جديدة لتحسين برنامج الصيانة.

•     التوقيع على محضر الاجتماع (النموذج الثاني).

•     مساعدة إدارة المنشأة على تحديد الميزانيّة اللازمة لأعمال الصيانة للعام المقبل من مواد استهلاكيّة وقطع غيار وخدمات متخصّصة، بناء على الأعمال المنجزة والمسجّلة في القوائم المرجعيّة المسلّمة من قبل فريق الصيانة.

مسؤول(ة) الصيانة

•     حضور الاجتماع الختاميّ لفريق الصيانة.

•     تسليم مدير(ة) المنشأة "القائمة المرجعيّة السنويّة لمسؤول(ة) صيانة المنشأة" المنجزة والموقّعة.

•     تسليم صندوق عدّة الصيانة.

•     مشاركة الفريق في حال وجود ملاحظات على الإجراءات الحاليّة واقتراحات جديدة لتحسين برنامج الصيانة.

•     التوقيع على محضر الاجتماع (النموذج الثاني).

•      مساعدة إدارة المنشأة على تحديد ما يلزم لأعمال الصيانة للعام المقبل من مواد استهلاكيّة وقطع غيار وخدمات متخصّصة، بناء على الأعمال المنجزة والمسجّلة في القائمة المرجعيّة المسلّمة.

عامل(ة) التنظيف المسؤول(ة)

•     حضور الاجتماع الختاميّ لفريق الصيانة.

•     تسليم مدير(ة) المنشأة مجموعة "القائمة المرجعيّة وجدول أعمال التنظيف الشهريّ" المنجزة والموقّعة لكلّ شهر من العام الدراسيّ.

•     مشاركة الفريق في حال وجود ملاحظات على الإجراءات الحاليّة واقتراحات جديدة لتحسين برنامج الصيانة.

•     التوقيع على محضر الاجتماع (النموذج الثاني).

•     مساعدة إدارة المنشأة على تحديد ما يلزم من مواد استهلاكيّة خاصّة بالتنظيف والتعقيم للعام االمقبل، بناء على الأعمال المنجزة والمسجّلة في القائمة المرجعيّة المسلّمة.

عضو(ة) من الفريق الداعم

•     تقديم الدعم المحدّد من قبل مدير(ة) المنشأة.