يعتمد نجاح برنامج الصيانة الوقائيّة، كغيره من الأعمال الإداريّة للمنشآت، على وجود روح العمل الجماعيّ والتنسيق والتعاون المتواصل بين أعضاء الفريق. ومن هنا، من الضروريّ البدء بعقد الاجتماع التمهيديّ الّذي بموجبه يتمّ تكليف فريق صيانة المنشأة بشكل رسميّ. ويتمّ اختتام البرنامج بإتمام أعمال برنامج الصيانة الوقائيّة بشكل نهائيّ وكامل وإقرار إنجاز هذه الأعمال في الاجتماع الختاميّ. 

 بعد تحديد مدير(ة) المنشأة لمجموعة العاملين والعاملات في المنشأة المؤهّلين لتطبيق برنامج صيانة المنشأة وإبلاغهم بدور كلّ منهم، يتمّ عقد الاجتماع التمهيديّ لفريق الصيانة الّذي يهدف إلى ما يلي: 

1.     حضور جميع أعضاء فريق صيانة المنشأة الاجتماع وإعلان دور كلّ عضو(ة).

2.     تسليم النماذج والمعدّات والأدوات الخاصّة بكلّ عضو(ة) في فريق الصيانة.

3.     شرح برنامج الصيانة الوقائيّة وكيفيّة تنظيم الأعمال بين أعضاء الفريق وعضواته بالاستناد إلى المهام والقوائم المرجعيّة وجداول الأعمال الخاصّة بكلّ دور.

4.     مناقشة أولويّات الصيانة الوقائيّة للمنشأة من أعمال تنظيف ومعاينة واحتياجاتها وتحديدها، وتسجيل مواضيع الصيانة اللازمة في القوائم المرجعيّة المخصّصة لها.

5.     تحضير محضر الاجتماع وملء الجدول المرفق في النموذج الثاني باسم كلّ موظّف(ة) إلى جانب الدور وتوقيعه(ا) على استلام الأدوات اللازمة في الخانة المناسبة (تسليم أدوات الصيانة (الملحق الثاني) لفريق صيانة المنشأة).

مهام أعضاء فريق الصيانة خلال الاجتماع التمهيديّ

مدير(ة) المنشأة

•     ترأّس فريق صيانة المنشأة.

•     تنظيم الاجتماع التمهيديّ لفريق الصيانة وعقده.

•     شرح أدوار  كلّ عضو(ة) ومهامه(ا).

•     تسليم أدوات الصيانة السنويّة (قوائم مرجعيّة، جداول عمل، عدّة صيانة- الملحق الثاني) لأعضاء الفريق وعضواته كلّ وفقًا لدوره المكلّف به (النموذج الثاني).

•     الحرص على تدوين كلّ ما يلزم في محضر الاجتماع (النموذج الثاني).

•     اتّباع البنود الإرشاديّة المدرجة في "القائمة المرجعية السنويّة لمدير(ة) المنشأة" (النموذج الأوّل) للتأكّد من إنجاز الحدّ الأدنى المطلوب من الأعمال في المنشأة، والحرص على تدوين ما يلزم من معلومات وملاحظات في القائمة وتوقيعها بعد إتمام كلّ البنود.

•     التوقيع على محضر الاجتماع (النموذج الثاني).

•     استحداث ملفّ أرشيف جديد مخصّص للصيانة وتحفظ فيه بيانات الصيانة الوقائيّة السنويّة المكتملة لكلّ عامّ وغيرها من المستندات ذات الصلة.

مساعد(ة) مدير(ة) المنشأة

•     حضور الاجتماع التمهيديّ لفريق صيانة المنشأة.

•     تسلّم القائمة المرجعيّة وجدول العمل السنويّ لمساعد(ة) مدير(ة) المنشأة (النموذج الثالث).

•     المساعدة في تنظيم الاجتماع التمهيديّ لفريق الصيانة وعقده.

•     التوقيع على محضر الاجتماع (النموذج الثاني).

مسؤول(ة) الصيانة

•     حضور الاجتماع التمهيديّ لفريق صيانة المنشأة.

•     تسلّم القائمة المرجعيّة السنويّة لمسؤول(ة) صيانة المنشأة (النموذج الرابع) وصندوق عدّة الصيانة (الملحق الثاني).

•     التوقيع على محضر الاجتماع (النموذج الثاني).

عامل(ة) التنظيف المسؤول(ة)

•     حضور الاجتماع التمهيديّ لفريق صيانة المنشأة.

•     تسلّم القائمة المرجعيّة وجدول أعمال التنظيف الشهريّ (النموذج الخامس).

•     التوقيع على محضر الاجتماع (النموذج الثاني).

عضو(ة) من الفريق الداعم

•     تقديم الدعم المحدّد من قبل مدير(ة) المنشأة.